Как настроить финучет в строительной компании
Финансовые показатели являются важным показателем в строительном бизнесе, которые необходимо учитывать. О том, как настроить финансовый учет в строительной компании расскажет финансовый директор с 20-ти летним опытом, эксперт сервиса автоматизации финансового учета “Финтабло” Алексей Татаренко.
Сталкивались ли вы с:
1. Кассовыми разрывами?
2. Срывами важных платежей? Или срывом сроков из-за несвоевременности закупок?
3. Непониманием, какие проекты прибыльные, а какие убыточные?
4. Непониманием как считать прибыль по долгим (до нескольких лет) проектам?
5. Непониманием сколько прибыли заработали и какой размер дивидендов можно безопасно вывести из компании, не нарушив ее работу?
6. Непониманием как справиться с изменением цен на рынке и удорожанием после начала работ?
7. Непониманием как учесть перерасход, и что можно выставить заказчику?
8. И рядом подобных вопросов…
На все эти вопросы отвечает финансовый учет (его еще называют управленческим)
Эта статья является первой в цикле статей о том, как настроить финучет в строительной компании.
Давайте сначала обсудим, чем отличается строительная отрасль от остальных:
1. Объекты строительства обычно все уникальные (да, иногда строят по типовым проектам, но и их нужно адаптировать к конкретной площадке с наличием/отсутствием коммуникаций, транспортной доступности и т.п.);
2. Каждый объект строительства является отдельным проектом;
3. Сдача объектов может быть целиком, а может по этапам или по выполненным объемам работ (процентовкам);
4. Часто строительные проекты весьма длительны – иногда проекты длятся по несколько лет;
5. Для стройки характерен метод кост-плюс, но далеко не всегда: часто строят по «твердой цене»;
6. Для стройки характерны скрытые работы, удорожания и рост себестоимости за счет роста стоимости оплаты труда и изменения цен материалов, особенно в длительных проектах;
7. После строительства могут остаться материалы, которые могут быть использованы при строительстве других объектов, что может вносить путаницу в учете;
8. Прорабы на местах часто очень неохотно занимаются вопросами учета, в результате понять, что ушло куда и какая себестоимость и прибыль достаточно сложно;
9. В стройке очень много наличных расчетов;
10. Строительная отрасль первая замирает при любых кризисах, но и первая оживляется когда экономический спад остается позади. При этом, она претерпевает самые большие колебания: если потребление продуктов питания стабильно даже в кризис (есть-то хочется всегда), то расходы на стройку (как и долгосрочные инвестиции) замораживаются в первую очередь;
11. Сложность с финансированием: те же средства с эскроу-счетов приходят только после сдачи объекта: строить приходится за свои средства (или кредитные).
- и это только часть аспектов, отличающих стройку от других отраслей.
Хорошая система финансового учета должна учитывать и обрабатывать все эти аспекты, и отвечать на все вышеперечисленные вопросы.
Как как это достигается?
1. Во-первых правильной методологией учета и бюджетирования которые оформлены в виде ряда стандартных отчетов;
2. Во-вторых технологиями анализа этих отчетов;
3. В-третьих превращая анализ в конкретные управленческие решения.
При этом для того, чтоб управление было быстрым и эффективным необходимо соблюсти еще три условия:
4. Адаптировать учет и бюджетирование под нужды и особенности вашей компании;
5. После того, как учет будет хорошо настроен его нужно автоматизировать (именно в такой последовательности, потому как если автоматизировать хаос, то мы получим автоматизированный хаос);
6. Реализовать технологию «быстрого закрытия»: так называют технологии быстрого сбора отчетности, чтоб получить всю информацию как только закончится месяц, а не ждать когда бухгалтер где-то к 25-му числу сведет все отчеты (а обычно происходит именно так): 25-го числа уже поздно пить боржоми, решения должны приниматься быстро.
В последующих статьях эти аспекты раскроются подробно, но пока давайте вкратце пробежимся по ним:
1. Что такое правильная методология учета и бюджетирования?
Отдельный учет кредитов и инвестиций
Вот представьте себе, вы строите что-либо и сосед строит, и у вас примерно одинаковый бизнес с одинаковой прибыльностью и масштабом. Но вы прибыль вкладываете в покупку основных средств (бульдозеры, грейдеры к примеру), а сосед выводит себе в дивиденды. Как влияет такая разница в управленческих решениях на результат?
Другой пример: вы работаете на своих средствах, а сосед – на кредитных. Как разница в такой бизнес-модели влияет на результат?
В чем разница между вами, а в чем сходство?
Ответ на эти вопросы дает разделение видов деятельности на операционную, финансовую и инвестиционную.
В нашем примере результаты по операционной деятельности у вас с соседом будут одинаковыми, а вот по финансовой (кредиты) и инвестиционной (покупка основных средств) – разными. Такая классификация сразу наводит порядок в понимании бизнеса.
Экономия на масштабе и разделение расходов на переменные и постоянные
Или вот еще аспект: вы масштабируете бизнес, у вас растут обороты, вы начинаете строить больше объектов, нанимаете персонал. Насколько изменится прибыль в этом случае? Пропорционально объему или нет? На самом деле нет: тут включается такой эффект как «экономия на масштабе»: чем больше объем деятельности тем рентабельней компания. Секрет прост: постоянные расходы (к примеру зарплата директора, бухгалтерии, офиса) остается неизменной, поскольку и на один объект и на пять нужен все равно один директор, пять директоров не нужно. А вот переменные расходы (на материалы, оплату рабочим) растут. При этом доля постоянных в себестоимости падает, т.к. они размазываются более тонким слоем. Именно этот эффект кстати в советские времена привел к увеличению гигантоманией: крупные предприятия выдавали более дешевую продукцию.
А как это увидеть, посчитать, прочувствовать? Для этого необходимо разделить в отчетах расходы на переменные (их еще называют прямыми) и постоянные (их еще называют косвенными). Именно на таком принципе построен отчет о прибылях и убытках.
Разница между движением денег и прибылью
Или вот еще нюанс. Вам пришел аванс. Является ли он вашей прибылью? Нет конечно, поскольку вы еще его должны отработать: построить объект и сдать заказчику. А как разделить деньги которые не являются прибылью и которые являются? Для этого необходимо построить два разных отчета: о движении денежных средств (в нем учитывается оборот денег) и о прибылях и убытках (он структурирован чтоб посчитать прибыль). Когда у вас деньги считаются в этих двух отчетах – вы никогда не запутаетесь, какие деньги ваши, а какие – чужие!
Золотое правило экономики
Из эффекта экономии на масштабе вытекает золотое правило экономики:
«Прибыль всегда должна расти быстрее выручки, которая должна расти быстрее активов».
Для чего нужно это правило? Оно показывает гармонично ли вы развиваетесь.
А вот работает ли это правило или нет именно у вас вы увидите из баланса и отчета о прибылях и убытках.
Вот все эти аспекты (и много других) зашито в структуру грамотной управленческой отчетности.
Какова эта отчетность?
Это три стандартных отчета:
· Отчет о движении денежных средств (ОДДС) – позволяет видеть реальную картину по движению денег (то же разделение на операционную – инвестиционную и финансовую деятельность вы увидите именно из него);
· Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ) – позволяет посчитать честную прибыль, и никогда ее не перепутать с чужими деньгами;
· Баланс – позволяет оценить ваше богатство, а при плохой оборачиваемости увидеть где «застряли» деньги.
А также три отчета позволяющие планировать финансы:
· Платежный календарь – позволяет спланировать денежные потоки по текущим платежам, ничего не опоздать оплатить и не допустить кассовых разрывов;
· Бюджет денежных средств (БДДС) – позволяет спланировать денежные потоки в долгосрочной перспективе и заранее принять меры чтоб не допустить кассовых разрывов;
· Бюджет доходов и расходов (БДР) – позволяет спланировать прибыль.
Все эти отчеты структурированы по грамотной методологии, и таким образом, чтоб их было удобно анализировать.
2. Что такое технологии анализа?
Вот к примеру, вы купили дешево брус, а прораб взял его и неэффективно использовал, с перерасходом. Финансовый результат не изменился: экономию на закупке съел перерасход прораба, но ведь снабженца надо премировать, а прорабу «поставить на вид». А как понять кто молодец, а кто нет? Ответ даст вам факторный анализ (в нашем примере по факторам цены и нормы расходов), который и покажет кто как сработал.
Или другой пример: у вас меняются расходы, в одни месяцы выше, в другие ниже… но при этом у вас бизнес носит явно сезонный характер (зимой вы не строите). Как понять расходы у вас сезонные или просто растут? Ответ даст горизонтальный анализ (сравнение периодов). В нашем примере – если расходы растут и вне сезона, то это негативный звонок.
Или третий пример: почему-то у вас выросли расходы на материалы и топливо. Как понять за счет чего? Ответ даст вертикальный анализ: анализ структуры расходов, вот если в нашем примере резко выросли расходы на топливо, при том что остальные расходы не изменились, то это повод плотно поговорить с начальником транспортного цеха;)
И это далеко не полный перечень видов анализов которые можно провести (есть еще АВС- и XYZ- анализы, есть план-фактный анализ, анализ точки безубыточности, анализ по абсолютным и относительным показателям, коэффициентный анализ и т.п.).
3. Как весь этот анализ превращается в грамотные управленческие решения?
Если вы видите, что ваши расходы растут как-то аномально, вы можете найти причину и виновного (горизонтальный, вертикальный, факторный анализы и анализ по центрам финансовой ответственности, по направлениям и по проектам).
Если вы видите, что планируемые показатели не достигаются, то видя финансовую структуру компании вы сразу можете определить почему и с кем надо дополнительно поработать (план-фактный анализ).
Если вы видите что компания убыточна, вы можете определить какой объем деятельности и выручки приведет ее в прибыль (с помощью анализ точки безубыточности).
Любая негативная тенденция, любая аномалия или неоптимальность сразу станут прозрачными, и вы сможете во-время премировать/ наказать/ найти нового поставщика/ начать новые переговоры/ ускорить проект или изменить приоритеты.
Финансовый анализ дает ясную картину причин и следствий, которые остается только превратить в четкие выверенные решения.
А еще финансовый анализ дает понимание рисков: к примеру коэффициентный анализ позволит понять насколько вы устойчивы в случае кризиса, в результате может оказаться что не стоит входить в новый рискованный проект, а лучше сконцентрироваться на чем-то более стабильном.
4. Адаптация учета и бюджетирования под нужны вашей компании
Учет и бюджеты должны давать ответы не на какие-то абстрактные вопросы, а на очень конкретные и злободневные. А для этого нужно чтоб они отражали финансовую структуру именно вашей компании: ваши статьи расходов, ваши направления деятельности, именно ваши проекты, которые вы сейчас осуществляете, вашу орг.структуру и насколько те или иные подразделения эффективны (для этого нужно их разделить на центры прибыли, расходов и инвестиций).
Выстроить структуру ваших отчетов и бюджетов – это работа грамотного финансиста. Без грамотного финансиста вы не получите ответов на свои вопросы.
5. Автоматизация учета
И только после выстраивания грамотной финансовой структуры можно приступать к автоматизации.
На рынке много программных продуктов:
· есть доминирующая 1С в разных версиях
· есть сложные продукты (так называемые ERP-системы): Галактика, или ушедшие с нашего рынка Oracle, SAP, Navision, Axapta
· есть легкие продукты специально заточенные под формирование именно управленческой отчетности: Финансист, Финтабло, План-факт.
Выбор широк: на любой вкус и кошелек. Проекты внедрения могут быть сложными и долгими, а могут быть достаточно быстрыми: все зависит от ваших аппетитов.
Для того, чтоб разобраться в том, какие продукты подойдут под ваши задачи и ваши возможности вам обязательно нужен грамотный финансист-внедренец. В настоящий момент на рынке ощущается дефицит таких специалистов, но вам без них не обойтись.
6. Технология быстрого закрытия
Для быстрого формирования отчетности, анализа и формирования управленческих решений одной автоматизации мало: необходимо еще правильно организовать администрирование учета. Пример: заказчики и поставщики предоставляют акты и документы с большой задержкой, и если бухгалтер отказывается проводить эти документы по копиям, то адекватной информации в информационной системе во-время просто не появится даже после завершения проекта автоматизации. Налаживание такого администрирования и называется быстрым закрытием. Для того чтоб его наладить вам тоже нужен грамотный финансист.
Резюме.
Для того, чтоб принимать грамотные, взвешенный и своевременные решения в строительстве вам не обойтись без грамотно поставленного финансового учета, для чего вам нужно найти грамотных финансистов-внедренцев. Они в настоящий момент в дефиците, но без них прозрачности, своевременности и точной выверенности управленческих решений не добиться.
Финансовый учет позволит вам перейти от управления в тумане к управлению при ясном солнечном свете.
Алексей Татаренко https://t.me/avtfin
Комментарии: